Ověřená kopie (vidimace): kde ji udělat a kdy ji úřad chce

Co vidimace potvrzuje a co ne

Ověřující porovná kopii s předloženou listinou a připojí ověřovací doložku. U notáře obsahuje údaj o shodě, počet listů předlohy i kopie, případně upozornění, že kopie je jen částečná (§ 73 odst. 1 notářského řádu). Doložka úřadu navíc uvádí, zda byla předloha prvopisem, již ověřenou kopií nebo výstupem z konverze, a zda obsahovala viditelný zajišťovací prvek (§ 8 zákona č. 21/2006 Sb.).

Vidimace nepotvrzuje, že je originál pravý nebo pravdivý. Ověřující za obsah listiny neodpovídá (§ 73 odst. 3 notářského řádu, § 6 odst. 2 zákona č. 21/2006 Sb.). Ověřená kopie padělaného vysvědčení je pořád kopie padělku.

Kde ji udělat a kolik stojí

Kopii si můžete přinést vlastní, nebo ji pořídí ověřující. Na úřadě vidimovanou listinu pořizuje žadatel na své náklady, pokud zákon nestanoví jinak (§ 6 odst. 3 zákona č. 21/2006 Sb.).

Kdy úřad ověřenou kopii chce

Ověřenou kopii můžete předložit místo originálu, pokud to příslušný předpis dovoluje. Dva příklady:

• Uznání zahraničního vysokoškolského diplomu (nostrifikace). Součástí žádosti je originál nebo úředně ověřená kopie zahraniční kvalifikace a dodatku k diplomu (§ 90 odst. 2 zákona o vysokých školách).
• Návrh na exekuci. K exekučnímu návrhu se připojuje originál nebo úředně ověřená kopie exekučního titulu s potvrzením o vykonatelnosti (§ 38 odst. 2 exekučního řádu).

Ověřenou kopii často chtějí i zaměstnavatelé, školy, banky nebo pojišťovny, když nechcete odevzdávat originál diplomu, rodného listu nebo rozsudku. Tam rozhodují jejich vlastní pravidla. Před návštěvou notáře se proto zeptejte, zda přijmou ověřenou kopii a zda musí být úplná.

Příklad: paní Olena vystudovala vysokou školu na Ukrajině a žádá o uznání diplomu. Originál diplomu nechce posílat poštou. U notáře si nechá ověřit kopii diplomu i dodatku. Protože notář ukrajinsky neumí, pořídí kopii přímo v kanceláři na kopírce, takže překlad k vidimaci nepotřebuje. Ověřené kopie pak přiloží k žádosti.

Co ověřit nejde

Notář vidimaci odmítne podle § 73 odst. 2 notářského řádu, když:

• jde o listinu, jejíž jedinečnost nelze ověřenou kopií nahradit, zejména občanský, vojenský nebo jiný průkaz, pas, směnku, šek a jiný cenný papír, vkladní knížku, geometrický plán, rysy a technické kresby,
• nezná jazyk listiny a není předložen překlad tlumočníkem; to neplatí, pořídí-li se kopie před ním na kopírce,
• v listině jsou změny, vsuvky nebo škrty, které mohou zeslabit její věrohodnost,
• kopie se s listinou doslova neshoduje.

Úřady a pošta mají podobný výčet, v některém ohledu přísnější (§ 9 zákona č. 21/2006 Sb.). Výslovně jmenují i řidičský průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský a lovecký lístek. Kopii listiny s viditelným zajišťovacím prvkem, třeba hologramem, ověří jen tehdy, když ji pořídí sami na kopírce na náklady žadatele.

Ověřená kopie pro zahraničí

Potřebujete-li do zahraničí notářsky ověřenou kopii, řekněte to notáři předem. Vidimaci ve vztahu k cizině nesmí provádět koncipient (§ 19 písm. a) notářského řádu) a Notářská komora apostiluje jen listiny podepsané notářem nebo notářským kandidátem. Ověřené kopie pořízené na poště komora k apostile nepřijímá. České diplomy a jejich notářsky ověřené kopie mají zvláštní postup zpravidla přes MŠMT a MZV; v oblasti vojenství a bezpečnostních služeb úlohu MŠMT u vysokoškolských dokladů plní Ministerstvo obrany nebo Ministerstvo vnitra (§ 95 odst. 11 zákona o vysokých školách). Samotná vidimace s apostilou Komory ověření dokladu o vzdělání nenahrazuje. Celý postup včetně osvobození od ověřování popisujeme v článku Listina do zahraničí: ověření podpisu a apostila.

Elektronická kopie místo papírové

Potřebujete-li z papírové listiny elektronický dokument nebo naopak, slouží k tomu autorizovaná konverze. Výstup má stejné právní účinky jako původní dokument (§ 22 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). Na žádost ji provádějí kontaktní místa Czech POINT a advokáti (§ 23 odst. 1). Kontaktními místy jsou mimo jiné notáři, krajské a vybrané obecní úřady a Česká pošta (§ 8a odst. 2 zákona č. 365/2000 Sb.). U notáře činí odměna 30 Kč bez DPH za každou započatou stranu (položka Z tarifu), na úřadě je správní poplatek také 30 Kč za stránku (položka 4 písm. b) a c) sazebníku).

Notáře ve svém okolí najdete v katalogu notářů.