Ověření podpisu a listin

Legalizace: ověření podpisu

Úředně ověřený podpis vyžadují zákony tam, kde je potřeba mít jistotu, kdo listinu podepsal. Například plná moc k převzetí listiny z notářské úschovy musí mít úředně ověřený podpis zmocnitele (§ 84 odst. 1 notářského řádu) a společník s. r. o. se může vzdát přednostního práva písemně s úředně ověřeným podpisem (zákon o obchodních korporacích). Ověřený podpis často požadují také banky, úřady nebo protistrany ve smlouvách.

Jak to probíhá:

1. Přinesete listinu a zpravidla platný úřední průkaz, obvykle občanský průkaz nebo pas; jiné způsoby zjištění totožnosti připouští § 64 notářského řádu.
2. Listinu před notářem podepíšete, nebo podpis, který už na ní je, uznáte za vlastní.
3. Notář připojí ověřovací doložku s pořadovým číslem z Evidence ověřených podpisů, vaším jménem, datem narození a pobytem a otiskem razítka (§ 74 odst. 2).
4. Údaje o legalizaci se zapíší do Evidence ověřených podpisů, kterou vede Notářská komora ČR. Kdokoli si pak podle čísla, jména a data narození může dálkově ověřit, který notář podpis ověřil (§ 35m odst. 3).

Notář za obsah listiny neodpovídá (§ 74 odst. 4). Neovládá-li jazyk listiny, vyzve vás k předložení překladu tlumočníkem, jinak úkon odmítne (§ 74 odst. 5). Na žádost vyhotoví doložku i v některém úředním jazyce EU, pokud ho on nebo jeho pracovník ovládá (§ 74 odst. 6). Pokud jste členem statutárního orgánu firmy, může doložka na vaši žádost uvést i to, že jste k danému dni zapsáni v obchodním rejstříku jako osoba oprávněná firmu zastupovat (§ 74 odst. 3).

Legalizovat lze i elektronický podpis. Prohlásíte, že jste dokument podepsali připojeným elektronickým podpisem, a notář připojí elektronickou ověřovací doložku (§ 74a).

Vidimace: ověření kopie

Vidimací notář potvrzuje, že kopie doslova souhlasí s listinou, ze které byla pořízena. Ověřená kopie se hodí tam, kde nechcete nebo nemůžete odevzdat originál, například diplom k přihlášce nebo rozhodnutí soudu pro banku.

Notář vidimaci odmítne podle § 73 odst. 2 notářského řádu, pokud:

• jde o listinu, jejíž jedinečnost nelze ověřenou kopií nahradit, zejména občanský průkaz, pas nebo jiný průkaz, směnku, šek, jiný cenný papír, vkladní knížku, geometrický plán, rysy a technické kresby,
• notář nezná jazyk listiny a není předložen překlad tlumočníkem; to neplatí, pokud se kopie pořídí před ověřujícím na kopírovacím zařízení,
• jsou v listině změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost,
• kopie se s listinou doslova neshoduje.

Vidimací se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů v listině (§ 73 odst. 3).

Co si přinést

• platný úřední průkaz (občanský průkaz, pas),
• listinu k podpisu, ideálně ještě nepodepsanou, nebo už podepsanou, pokud podpis uznáte za vlastní,
• originál a kopii pro vidimaci; kopii může pořídit i notář,
• překlad od soudního tlumočníka, je-li listina v jazyce, který ověřující neovládá.

Další tipy najdete v článku Co si vzít k notáři.

Kde jinde ověřit

Vedle notářů, kteří postupují podle notářského řádu, provádějí vidimaci a legalizaci podle zákona č. 21/2006 Sb. krajské úřady, obecní úřady obcí s rozšířenou působností, vybrané obecní úřady a úřady městských částí, újezdní úřady, držitel poštovní licence (Česká pošta) a Hospodářská komora ČR (§ 1 zákona č. 21/2006 Sb.). Advokát může místo legalizace sepsat prohlášení o pravosti podpisu, které má stejné účinky jako úřední ověření podpisu (§ 25a zákona o advokacii).

Poplatky na úřadech vyplývají z položek 4 a 5 sazebníku zákona o správních poplatcích.

Ověření pro zahraničí: apostila a superlegalizace

Česká ověřovací doložka sama o sobě v cizině často nestačí. Přijímající stát obvykle chce, aby bylo ověřeno i to, že razítko a podpis notáře nebo úředníka jsou pravé.

• Apostila se používá pro listiny spadající do Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, platí-li úmluva mezi ČR a cílovým státem. Samotné členství státu nestačí, pokud její použití vylučuje námitka proti přistoupení. Jde o jedno razítko či doložku na listině.
• Superlegalizace se používá tam, kde se neuplatní úmluva ani osvobození od ověřování. U notářských listin následuje po vyšším ověření Ministerstvem spravedlnosti ověření na MZV a na zastupitelském úřadě cílového státu.
• Některé listiny jsou od dalšího ověřování osvobozeny na základě mezinárodní smlouvy nebo předpisu EU. Nařízení EU 2016/1191 se týká jen vybraných veřejných listin předkládaných úřadům jiného členského státu, například o narození, manželství, úmrtí, pobytu či státní příslušnosti (čl. 2 a 4); diplomy ani běžné majetkové plné moci obecně neosvobozuje.

Kdo apostilu vydává, záleží na tom, kdo listinu vydal nebo ověřil:

Notářská komora ČR vydává apostily ve svém sídle v Praze a v sídlech regionálních notářských komor, žádat lze i korespondenčně. Podle jejího webu stojí jedna doložka 600 Kč bez DPH (726 Kč s DPH). Za apostilu na Ministerstvu spravedlnosti se platí správní poplatek 600 Kč, za vyšší ověření při superlegalizaci 200 Kč (položka 5 písm. b) a d) sazebníku zákona o správních poplatcích); další stupně ověření se hradí samostatně.

Příklad: potřebujete ověřenou kopii českého diplomu pro zaměstnavatele v zahraničí. Samotná vidimace a apostila od Notářské komory nenahrazují ověření dokladu o vzdělání. Podle Ministerstva spravedlnosti se diplomy i jejich notářsky ověřené kopie ověřují nejdříve na MŠMT a potom na MZV; u vysokoškolských dokladů v oblasti vojenství a bezpečnostních služeb plní úlohu MŠMT Ministerstvo obrany nebo Ministerstvo vnitra (§ 95 odst. 11 zákona o vysokých školách). Je-li potřeba superlegalizace, následuje ještě ověření zastupitelským úřadem cílového státu. Zda cílový stát přijímá apostilu, vyžaduje superlegalizaci, nebo je listina od ověřování osvobozena, si ověřte u přijímajícího úřadu ještě před návštěvou notáře.

Elektronická konverze

Pokud potřebujete z papírové listiny udělat elektronický dokument s plnou právní platností, nebo naopak, slouží k tomu autorizovaná konverze dokumentů. Výstup má stejné právní účinky jako původní dokument (§ 22 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). Na žádost ji provádějí kontaktní místa veřejné správy Czech POINT, mezi něž patří i notáři, a advokáti. U notáře stojí 30 Kč za každou započatou stranu (položka Z tarifu), na úřadě je správní poplatek rovněž 30 Kč za stranu.

Konverze se hodí třeba tehdy, když máte rozhodnutí soudu v datové schránce a banka po vás chce listinný dokument se stejnými právními účinky.